正式和非正式沟通在科技型中小企业中的作用
技术经济及管理 刘飞阳
摘要：在以技术性研发人员为主体的科技型中小企业中，如何有效管理研发人员已经成为不可忽视的话题。日常管理中，沟通起到了十分关键的作用，而沟通的主要手段就是正式和非正式沟通。作为一个企业的团队领导人，正确的运用正式和非正式沟通，必将给企业带来不可估量的价值。
关键词：正式沟通，非正式沟通，有效沟通
一．两种有效沟通的方式
所谓正式沟通是经过组织正式结构或层级，按照制定程序进行的沟通。其采取的通常是命令、文件、简报等标准化模式。依照沟通的方向或是层级对象的不同，我们将正式沟通细分为以下三种，一是向下沟通，是管理者与下属所进行的沟通，主要是传达公司的政策、命令、计划、工作等。向下沟通是按照组织结构，层层往下传递才能完成的。二是向上沟通，是下属向上司报告，验收成果。如果在一个比较开放的组织里，向上沟通可以是下属想到了新点子，拿出来，大家分享，或者是下属对管理者提出的一些建议和意见。向上沟通也是按照组织结构，层层上传才能完成的。三是平行沟通，通常指部门之间，同阶层人员的横向沟通。平行沟通主要为了促进彼此了解、关怀和协调。
正式沟通十分严肃，约束力强。易于保密，可以使信息沟通保持权威性。重要的文件和的消息传达，组织的决策等，一般都采取这种形式。但是依靠组织内部的层层传递，所以很刻板，沟通效率也很低，此外还可能存在信息失真或者扭曲的可能。
而非正式沟通是不分层级，百无禁忌，不论方向和内容的沟通。可以可能是些小道消息或者八卦，因此它满足了大家的好奇心，也适当地补足了正式沟通中的不足。所以几乎无所不在，而且传递速度相当快。所有人都有兴趣参与。但不利的是，有可能变成中伤或者谣言，影响士气和感情。非正式沟通并不是坏事，因为有正式的就可以有非正式的。管理者时常把不愿意或者不能通过正式沟通的意见，默许以非正式沟通的渠道来发布，其对团队工作内的工作气氛，往往具有缓和的效果。注意要把握非正式沟通，使其不影响正式沟通系统的威信及团队成员间的正常关系。
当今网络交流工具的飞速发展，非正式沟通越来越深入到人们的生活和工作中。非正式沟通使团队内部具有一种互相信任和安全感，是对刻板且冷冰冰的按规章制度和流程的正式沟通的一种重要补充，这种方式不带有个人色彩，是人与人心灵之间进行融合的强力润滑剂，具有正式沟通所不能替代的。
二．制定有针对性的沟通方案
在技型中小企业中，面对的大多是技术性研发人员，要跟他们进行高效的沟通，就必须掌握他们的性格特征。第一，技术性研发人员大多具有创造性，求知欲很强，喜欢做前沿性挑战性的研究，而不是一些简单重复工作。创造是他们体现自我价值的生活追求。第二，自主独立性，研发人员希望拥有一个自主独立的工作环境，强调工作中的自我引导。有的研发人员往往拥有超越其群体的技术能力，一方面容易展现其出色的才华，另一方面也会因为个人的英雄主义，我行我素而影响企业内内部关系的协调。第三，爱钻研前沿的技术知识，知识是研发人员赖以生存的必备技能，随着行业技术的层出不穷，研发人员只有不断学习，才能保证自己的技术观念、技能水平适应技术革新的要求。第四，成就感意识强，与一般员工相比，研发人员更在意实现自身价值，并强烈期望得到社会和同行的认可和尊重，并不一定满足于完成一般事务，而是力求完美。第五，藐视权威，专业技术的提升和信息革命暗地里改变了组织的权利结构。技能的重要性和特殊化，往往使研发人员对其上司和同事产生影响。第六，需求个性化明显，研发人员的受教育程度，工作方法，工作性质和工作环境，让他们拥有了独特的一套思维模式，只有完成个性化的工作才能给他们带来很大的满足感。第七，流动意愿强，新一代的受雇者对传统的雇佣关系发起了挑战，研发人员的忠诚感更多是针对自己的专业而不是雇主。第八，高度自尊，技术性研发人员由于大多受过高等教育，且从事研究开发工作大多时间是需要独立思考，同时还要面对内外部的竞争与压力，使他们同一班人相比更加独立、自强和自爱。第九，高度敏感性，研究开发工作要求研发人员具有较高的洞察力，能够发现别人所不能发现的问题。高度的敏感性也使得技术开发人员在对待同事方面比一般人更加小心谨慎，但是，这样的性格会影响研发人员在工作过程中的相互合作和团队配合。